Эй Оутс! Меня зовут Анзор Кардан, я менеджер по продукту TeamPlanner в X5 Tech. В этой статье я поделюсь собственным опытом выбора инструмента планирования проекта, какие этапы мы прошли и с какими трудностями столкнулись (спойлер: в итоге мы разработали свой инструмент).

Особенности планирования проектов в крупных компаниях

Как и в любой другой крупной компании, X5 Tech постоянно генерирует новые ИТ-проекты, постоянно ищет направления, за счет которых возможно повысить эффективность бизнеса, а также сохранить технологическое лидерство. Ежегодно мы оцениваем более 700 таких инвестиционных инициатив.

Таким образом, мы сталкиваемся с определенной проблемой: с помощью какого инструмента мы можем получить ответы на эти вопросы? И не менее важная работа: как обеспечить непрерывный процесс планирования проектов и ресурсов, несмотря на то, что компания постоянно меняется и претерпевает различные трансформации?

Это будет обсуждаться далее.

Как разные компании решают вопрос планирования проекта

Давайте посмотрим, какие есть варианты выбора инструмента планирования проектов в компаниях. Исходя из личного опыта, я вижу что-то подобное

Большинство компаний начинают с минимального подхода, и для некоторых этого инструмента планирования более чем достаточно. В основном это небольшие компании или стартапы, где количество проектов всего один-два, им даже в Excel сводить нечего — информация о проектах хранится «в голове» у участников. Этот вариант мы не рассматриваем.

Далее идет классическое использование Excel (версия 1), то есть в нем все делается! Это своего рода «золотой стандарт», от которого многие компании не могут отказаться и по сей день. Большинство средних и крупных компаний используют JIRA или другой таск-трекер, а некоторые до сих пор живут с проектным сервером (Вариант 2). Но, учитывая текущую геополитическую ситуацию и уход крупных вендоров с российского рынка, возникает дилемма: на какие средства переходить дальше?

В ответ на этот вопрос многие начинают плавно отправляться в бесконечное путешествие по поиску решений, где анализируют существующие SaaS и on-premise системы (Вариант 3), общаться с большим количеством поставщиков решений и поставщиков. По моему опыту и из общения с коллегами, внутренние подразделения не могут договориться друг с другом и выбрать единое решение — есть еще внутренние особенности и бизнес-процессы, которые не охватываются предлагаемыми решениями, и по-прежнему требуются дорогостоящие доработки. .

Когда «богатые» компании не могут выбрать поставщика, многие из них обращаются в крупные консалтинговые компании (Вариант 4) в попытке найти оптимальные решения и получить полную консультацию. Как правило, после обращения к «богам» компании получают крутые и сочные презентации, суперметоды и потрясающее шоу с расчетами и охватом нужного функционала. И, как следствие, довольные режиссеры.

Но после окончания “шоу” и начала реальной жизни, попытки разработки или внедрения по методичке – это все, что описано в красивых презентациях – превращается в тыкву, внедрять и поддерживать все это становится невыносимо дорого . А потом наступает жуткое «похмелье» и чувство бессилия от осознания того, что реально можно внедрить крутую систему планирования и поддерживать существующие разношерстные бизнес-процессы.

В конце концов, завершающий этап — это решение о разработке собственного инструмента со всеми его плюсами и минусами (Вариант 5).

Что происходило с инструментами планирования X5 Tech раньше

До моего прихода в X5 Tech планирование в компании велось в основном в Excel (версия 1)Условно был и проектный сервер, это была (и есть) JIRA с набором плагинов (вариант 2). Также есть активность по внедрению нового типа СУИБ на базе SharePoint, но выбранный стек и решение явно проигрывают современным SaaS-сервисам по функционалу и UI/UX, поэтому я понял, что это решение нам не подойдет.

Технический прогресс шел вперед, появлялись новые задачи и требования бизнеса, но в Вариант 2 Нельзя было сделать что-то лишнее, например, внедрить дополнительные функции, изменить поток, добавить «немножко души» в интерфейс управления планированием и инициативой. Любая доработка процесса и инструмента выливалась в большой проект со своей экономикой, написанием архитектурных схем БТ/ТК и т.д.

В какой-то момент компания начала двигаться в Вариант 3. Я даже пригласил некоторых вендоров оценить применимость их решений в наших условиях. Но, в конце концов, после нескольких демок активность была приостановлена…

Как мы не «обращались к богам», так и родилась наша цепь.

Получил рабочий код “Гибкие штабы”, материалов по нему практически не было, только видеозапись встречи на 500 Мб. То есть, по сути, приходится все придумывать с нуля.

Вместе с Женей (системным аналитиком команды) мы начали штурмовать работу, опрашивая старожилов, как работает командное планирование, какие у них процессы и системы, что их не устраивало и т.д. Но все ответы достаточно общие. .: «Сейчас не понятно и неудобно, хочется, чтобы было понятно и комфортно.

Мы провели более 30 интервью, пообщавшись с сотрудниками разного уровня и роли (CEO, product owner, менеджеры проектов, C&B-менеджеры, менеджеры среднего звена, директора). Мы обклеили кабинет директора наклейками с сущностями, ломая голову над тем, какая сущность первичнее — «команда» или «проект», «сотрудник» — это суть проекта или команды?

Вот так мы и начали нашу историю.

Свободного дизайнера в компании найти было проблематично, поэтому я решил не терять время и настроил кликабельную верстку в самой FIGMA, которую носил на встречи и показывал всем подряд, собирая комментарии.

Честно говоря, уже в начале мы столкнулись с огромным количеством задач. И если бы мы знали в начале пути, с чем нам придется столкнуться, мы бы, наверное, вообще не начали 🙂 Помогло только одно – девиз “слабоумие и мужество”!

Помню первую встречу, на которой я представил первые наброски и идеи продукта, и получил несколько отзывов из серии: «А это вообще работает?». Даже больше. После получения финансирования и чем дальше мы копались в истории, нас все больше удивляло количество заданий, о которых пойдет речь ниже.

С какими проблемами мы сталкиваемся

Первое, с чем мы столкнулись, — это наличие аналогичных конкурирующих продуктов в периметре X5 Group. Разные команды с разных сторон решали задачи своих подразделений. Поэтому необходимо четко сформулировать отличия нашего инструмента от классических систем планирования, и сделать его «другим».

После нескольких встреч и демонстрации нашего решения мы столкнулись с сопротивлением со стороны консервативной общественности и почувствовали, что такая деятельность является проблемой. Нам говорили старомодные люди, что подобные мероприятия и попытки уже были, что от нас ничего не будет.

Учитывая, что мы работаем в крупной компании, где ИТ-ландшафт выстраивался годами, а то и десятилетиями, ряд сложностей также связан с получением данных и построением витрин, которые собирали бы всю необходимую информацию для разработки новых бизнес-процессов. Некоторые данные и поля мы ждали 9-10 месяцев.

Следующей проблемой для нас стало отсутствие обновленной или согласованной между всеми отделами методологии планирования инициатив. А так как выстраивались новые процессы и развивался инструмент, нам приходилось попутно прорабатывать методологию и извлекать нужную нам информацию. Где-то экспериментировали и пробовали, много ошибались, потом повторяли.

Также, после получения более-менее рабочей версии, особой задачей для нас стало обучение сотрудников. За неделю коллеги из нашей дирекции вместе с нами обучили работе с системой 1600 сотрудников. Пользователям приходится отвечать на вопросы днем ​​и даже ночью без перерыва и выходных. Конечно, мы столкнулись с недовольством пользователей, потому что это было удобно (или вполне привычно), но теперь непонятно. Мы запускаем демо, даже если на встречу пришел только один пользователь. Но мы все это пережили.

Несколько слов о нашем продукте

Мы назвали наш собственный инструмент планирования Teamplanner.

Мы решили проблему непрерывного планирования проектов в компании и теперь имеем общую картину занятости сотрудников X5 Tech.

Когда мы прошли долгий путь за полтора года, сейчас мы видим результаты нашей работы – пользуются системой планирования, все данные вводятся, все отчеты выгружаются, большинство сотрудников довольны.

Совет, заработанный потом и кровью

Исходя из моего личного опыта, вот несколько советов для тех, кто собирается внедрить или создать подобный инструмент в своей компании:

1. Анализировать похожие решения: узнайте больше о SaaS и локальных решениях, которые уже существуют на рынке, прежде чем начинать собственную разработку.

2. Станьте мастером системы: Попробуйте начать процесс создания сущности вместе с вами и стать мастером системы. Любая интеграция для получения данных — это неизбежные страдания.

3. Управление справочной информацией: Пусть методология будет источником изменений в справочных данных, особенно если многие продукты в вашей компании используют одни и те же данные.

4. Спокойно относитесь к негативу: Готовьтесь к тому, что пользователь продукта будет вас ненавидеть в начале пути — это нормально. Важно выстроить грамотную поддержку пользователей, оперативно отвечать на вопросы пользователей и решать их проблемы.

Буду рад, если вы поделитесь своим опытом разработки и внедрения такой системы планирования в комментариях. И, конечно же, с удовольствием отвечу на вопросы.