– Ситуация, когда некоторые сервисы перестают работать на территории Беларуси, не нова. Поэтому мой совет компаниям Следите за новостной повесткой, будьте готовы к любым изменениям и имейте антикризисный план действий, хотя бы примерный. Если вы покупаете какой-либо цифровой продукт или оборудование, ответственность за расчет рисков лежит на любом бизнесе.

Что делать, если вы обнаружили, что ваш сервис собирается «уехать» из страны. Инструкция следующая.

1. Продолжайте обновлять информацию в сервисе

С того момента, как вы узнали, что сервис перестает с вами работать, постоянно обновляйте там свою информацию! Если бы я услышал, что Trello закроется через месяц, я бы записал данные куда-нибудь, чтобы информация не потерялась: в блокнот, в заметки, в другой софт — хотя бы временно! Возьмем Google Spreadsheets — это даже лучше, чем работать в сервисе, который все равно закроется.

Можно изучить человека, купить железку, но данные вряд ли будут здоровы. Если у вас, скажем, 2500 задач, вручную их перенести не очень просто. Цифра приблизительная, обычный бизнес генерирует гораздо больше задач в месяц. Остаться без этой информации обойдется вам гораздо дороже, чем потеря лицензии или продукта.

2. Найдите варианты переноса данных

Пользователи, столкнувшиеся с этой проблемой, должны уточнить у разработчика возможные варианты выхода. Ищите формы, рекомендации, находите опыт коллег и пишите в поддержку сервиса. Обычно есть два варианта: Загрузите свою информацию или купите «коробочную версию» у вендора и забудьте об облачном сервисе.

Вы можете написать письмо продавцу и спросить, как передать данные в другой сервис. Делайте это до тех пор, пока не получите ответ — пишите ежедневно, и не ждите чуда. Время идет для вас, а не для них.

Пример письма:
“Здравствуйте! Я пользователь вашего сервиса и мне известно, что вы прекращаете работу в моей стране с такой-то даты. Подскажите, пожалуйста, как я могу перенести всю свою информацию в другой сервис?

Я знаю, что некоторые люди решают использовать VPN и «оставить все как есть». Но ведь ни один сервис не знает, картой какой страны вы пользуетесь, вас все равно в итоге отключат, а данные будут утеряны навсегда. А кроме потерянного времени есть еще деньги, информация, клиенты и многое другое. И лучше не доводить ситуацию до состояния «до пики петуха».

3. Исследуйте альтернативы

При этом ищите альтернативы своему сервису: проверяйте у коллег, смотрите, что пишут в СМИ и в Google. Поговорите с сотрудниками — с какой системой они работали раньше, какие отзывы слышали? Такие сотрудники могут выступать в роли такого же помощника – консультанта. Важно, чтобы вы узнали конкретный пользовательский опыт с тем или иным сервисом.

Технические решения всегда можно найти — не верю, что кто-то из Trello перейдет на блокноты. Лучше сразу перейти на другую программу, потому что это сэкономит много времени. Для этого нужно найти надежный сервис, договориться с продавцом и заручиться его поддержкой. Лучше, чтобы это был локальный плеер, коннекторы которого помогут перенести всю информацию с одного сервиса на другой.

Попросите презентацию по работе с новым продуктом, чтобы не напрягать мозг и не тратить на это время.

После того, как подобрал аналоги, попробуйте их в работе. Это поможет найти систему, максимально похожую на ту, которую использует компания — подобный шаблон всегда выигрывает. Лучше, чтобы у сервиса была бесплатная демоверсия, чтобы посмотреть, как он работает: можно заплатить деньги и понять, что это не то, что вы ищете. У многих есть бесплатный пробный доступ, но не у всех.

Также это негативный вариант, когда вас по каким-то причинам ничего не устраивает. В этом случае вам придется делать все самостоятельно вручную методом «копировать-вставить-копировать-вставить».

4. Проверить сервис на соответствие законодательству

Каждый бизнес связан с обслуживанием клиентов. Соответственно, цифровые продукты, используемые компаниями в Беларуси, должны соответствовать законодательству. «О защите персональных данных» является аксиомой. Кроме того, независимо от страны происхождения программного обеспечения, на него распространяются требования технических регламентов Республики Беларусь. «Информационные технологии. Средства защиты информации. Информационная безопасность».

Поэтому при выборе услуги важно снизить риски:

1. Убедитесь, что программное обеспечение будет работать в вашей стране и ему ничего не угрожает.
2. Убедитесь, что программное обеспечение соответствует местным законам.
3. При выборе системы обращайте внимание на то, есть ли у вендора «коробочное» решение, чтобы в форс-мажорной ситуации можно было перестраховаться и «переехать» с облачной версии.

5. Подготовьте команду к изменениям

В любом деле важен человеческий фактор. Если люди привыкли работать в каком-то сервисе, а вы им говорите: «Переходим на другую программу» — ждите саботажа, сопротивление будет 100%. Нам нужно подготовить команду к изменениям.

Задача менеджера организовать максимально безболезненный «переезд»:

1. Объясните причины перехода: Вы меняете услугу не просто так. Ведь если человек не знает, то он будет думать: «Руководство хочет сэкономить, сократить штат» и так далее.
2. Провести обучение для всех сотрудников. Плохой вариант: «С 1 января у вас будет другой сервис для работы, а дальше разбирайтесь с ним сами». Вам нужно рассказать все: как работают уведомления, куда загружать файлы и так далее. Это важно, чтобы люди не боялись в переходный период.
3. Найдите специалиста, который поддержит команду, ведь она фактически перешла «в другую колею». Представьте, что сегодня у вас леворукая модель автомобиля, а завтра — праворукая. Вроде бы машина и там и там, но руль и модель разные. Вот та же история: человека нужно переучивать.

6. Проверьте все свои службы, чтобы увидеть, есть ли у них эта проблема.

Вся ситуация является сигналом к ​​тому, что нужно осмотреть другие системы. Даже если Trello — это простая «рабочая тетрадь», с ее уходом многое связано. И допустим, что формы Google имеют решающее значение для вашего бизнеса, и они размещены на вашем сайте для сбора потенциальных клиентов — что вы будете делать, если у вас не будет к ним доступа?

Я бы рассмотрел все необходимые вам услуги и начал искать комплексное бизнес-решение для снижения таких рисков.

7. Не паникуйте и не пытайтесь перехитрить сервис

Совет руководителям – принимайте решение без паники, с холодной головой. Не пытайтесь перехитрить систему (вспомните историю с VPN) — при желании вас могут найти по карте, по домену и всему остальному. Рано или поздно вы упретесь в стену, и уже будете упускать время.

Иногда такие мероприятия помогают нам найти неочевидные и эффективные решения. Мы можем продолжать работать годами в разных службах или в нескольких разных службах одновременно. И теперь нам предстоит еще раз помониторить рынок и, возможно, найти что-то, с чем будет легче жить и работать. Ищите в ситуации позитив: возможно, это тот мост, который вам нужно нарастить.